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Cloud-Kosten unter Kontrolle bringen

In den letzten Jahren erlebte der Mittelstand einen Digitalisierungsschub. So erforderte zum Beispiel der Umstieg auf Home Office-Modelle bei vielen Unternehmen eine schnelle Einführung der Erweiterung der Cloud-Services, mit denen sie sich vorher kaum beschäftigt hatten. Das brachte unvorhergesehene IT-Kosten mit sich. Jetzt ist aber der richtige Zeitpunkt, um Investitionen zu überdenken. Wie das erfolgreich funktioniert, erfahren Sie nachfolgend.

Allem voran steht die Analyse: IT-Verantwortliche müssen genau Bescheid wissen, welche Cloud-Dienste von wem wozu verwendet werden. In Abstimmung mit den Teams sollten Tags definiert werden – ähnlich zu Hashtags in Social Media. Je nach Abteilung nutzen die Arbeitnehmer wahrscheinlich unterschiedliche Anwendungen – einige davon on-premise, einige off-premise. Die Nutzer markieren dann mit einem Wort bzw. Tag, wofür sie einen Cloud-Dienst verwenden. Das macht es für die IT leichter verständlich, was gebraucht wird oder nicht.

Auf dieser Basis kann die Zahl der benötigten Lizenzen bestimmt sowie Kapazitäten und Lizenzmodelle angepasst werden. Nicht autorisierte User verlieren ihren Zugriff, was unnötige Cloud-Ausgaben verhindert. Mit diesen Richtlinien sollten die Teams möglichst frühzeitig arbeiten. Zudem ist es wichtig, Budgetverantwortliche für die Cloud-Kosten zu sensibilisieren. Sinnvolle Planung des Cloud-Budgets hängt also von einer guten Zusammenarbeit zwischen IT und den Mitarbeitern ab.